公務員の電話対応に役立つ丁寧な印象になるフレーズ３選

公務員の電話対応、現役公務員さんは日々色々な問い合わせとご意見を承る対応をしていると思います。

公務員は電話越しでも「丁寧」かつ「納得感」を与えなければなりません。

先輩直伝、ブログ主が転職後の今でも役に立っているフレーズをご紹介します。

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元公務員の彩（さい）の自己紹介元公務員のブログ主が、現役公務員さんや転職を考える公務員さん、また公務員を目指す学生さんに向けて情報発信。事業として関わった地域おこし協力隊のことや、地方でのキャリアアップ、鬱克服、地方での働き方についてもご紹介します。...

①お電話ありがとうございます。●●役所■■課××でございます。

電話に出た直後の話だしで丁寧な姿勢を伝えたいものです。

「お電話ありがとうございます。●●役所■■課××でございます。」

電話に出た人が誰か、また所属について伝えると丁寧な印象を与えることができると思います。

ただ、その職場によって氏名を言わないように統一ルールを設けている場合もあります。

詐欺や営業電話の標的にされることを懸念して、所属のみを電話対応することもあるので、それぞれの勤務先のルールを確認してください。

②恐れ入ります

「ごめんなさい」「すみません」「申し訳ありません」を時に多用している人に出会うと、会話の中で気になりませんか？

感謝の気持ちと、ご面倒をおかけした気持ちが入り混じって「すみません」という言葉で心情を表現する気持ちも分かりますが、そこは素直に「ありがとうございます」と伝えた方がいいともいます。

また、かしこまった言い方ですが「恐れ入ります」という言葉は、感謝の気持ちと、ご面倒をおかけした気持ちを「すみません」より丁寧に伝えることができ、落ち着いた印象で罪悪感なく使える言葉だと思います。

これはブログ主の個人的見解ですが、声色で相手に伝わると思います。

③左様でございますか

公務員時代、ブログ主も沢山ご意見を頂戴する部署で仕事をしていましたので、クレーム対応は鍛えられました。

あいづちの手持ちは多い方がいい。これは公務員時代の尊敬する先輩の受け売りです。

あいずちの手持ちが少ないと「ええ」「はい」「そうですね」の繰り返しになりがちです。

クレーム対応に耐えられるハートを培ったころ、あいづちの手持ちが多いと、クレーム対応の会話で相手の怒りの感情が早く落ち着くと思えることが多くありました。

電話で相手の姿が見えない中で納得感と丁寧さが声色、そしてあいづちの多様さも関係していると思います。

まとめ、良いフレーズは身近な人から盗め

丁寧な言葉を自分のものにして、公務員として電話対応の力を高めたいと思っているのではないでしょうか。

お手本になるべき人は近くにきっといるはずです。

ブログ主は、電話対応が上手な先輩、コールセンターのお姉さん、旅館の女将や経営者のことば遣いを参考にしています。

公務員時代に取り組んだ電話対応のおかげで、転職後もことば遣いは業務に活きています。

綺麗な日本語やあいづちでどんな電話がかかってきても対応できるよう、自分に馴染みそうな言葉を探して自然に使えるように取り組んでみてはいかがでしょうか。

→ことば遣いに不安があっても、要所で言えると役立つ「ことば」の紹介はこちら

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